Una oficina bien equipada vuelve más eficiente y organizado el ejercicio de las labores que en ella se llevan a cabo. Además de contar con el equipo adecuado, es indispensable que sea lo suficientemente cómoda para prevenir el estrés y trabajar en un ambiente que impulse la creatividad y la buena disposición. El entorno de un trabajador está estrechamente relacionado con su desempeño.
La necesidad de espacios amplios y abiertos estimula la comunicación y el intercambio de ideas, por lo que es buena idea tener ventanales grandes que permitan la suficiente entrada de luz natural para iluminar y dar la apariencia de extensión en un espacio de trabajo. La decoración debe ser simple y en colores monocromáticos para evitar distracciones por parte de los trabajadores, así como adquirir muebles a tono con el área en la que se piensa mantener ocupado. Los sistemas modulares tienen muy buenas opciones de distribución para colocar los elementos más indispensables en un despacho, como lo son el ordenador, el fax, la impresora y artículos de papeleria, entre otros.
El diseño de la silla de escritorio es importante para asegurar la comodidad y practicidad convenientes hacia la persona a cargo de la oficina. Un asiento ergonómico es una elección ideal que se ajusta a dichos estándares.
Por supuesto, no pueden faltar repisas y archiveros que permitan al almacenamiento de documentos importantes; en el caso de los segundos, los hay con seguros especiales que impiden el acceso a personas no autorizadas para tomar papeles que son indispensables y proteger la discreción de los mismos. También serán de ayuda para organizar la documentación y pueden complementarse con carpetas o etiquetas que permiten hacerlo en orden alfabético.
Además del mobiliario, es importante contar con equipo para controlar las gestiones que requiere un negocio. Lo primordial es un buen ordenador, pues será la herramienta principal de trabajo, donde se capturarán los datos de clientes y proyectos empresariales, se redactara la documentación necesaria y se realizarán operaciones de administración y contabilidad, entre otras cosas.
La comunicación es primordial y en este caso, es preciso contar con un número privado para el despacho, así como una persona que se encargue de atender las llamadas y enviar y recibir papeleo por fax, además de dominar las funcionas más básicas que requiere una oficina. Un centro de impresión y copiado puede ser de mucha utilidad también. Los sitios web y correos electrónicos personalizados son lo ideal para mantener un contacto habitual con el consumidor, así como para tener la posibilidad de brindar apoyo en cualquier contratiempo que pueda surgir para él.
Por último, no está de más un espacio en donde recibir a los clientes, es decir, una recepción que generalmente se encuentra afuera de los despachos y en donde ellos pueden esperar a ser atendidos. Es necesario que se sientan cómodos y para lograr tal objetivo, se debe crear un espacio confortable y que transmita profesionalismo, mediante el uso de mobiliario y decoración sobrios y de vanguardia, que vayan en la línea de lo escogido para la oficina personal. La primera impresión siempre es importante.
Fuentes:
http://www.oficinafem.com/decoracion/como-lograr-una-oficina-moderna.html
http://www.losandes.com.ar/notas/2005/8/24/sociedad-164369.asp
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