El uso de las facturas electrónicas y sus ventajas

Los comprobantes fiscales digitales, o más comúnmente conocidos como facturas electrónicas, son documentos que comprueban la transacción de una operación de compra-venta entre el negocio y el cliente. Se almacenan, crean y transmiten a través de medios electrónicos. Sirven para comprometer a un establecimiento o comerciante a hacer entrega del artículo adquirido, así como compelen al acreedor a pagar.

Actualmente, la facturación electrónica es algo indispensable tanto para empresas como para profesionistas independientes, debido al respaldo y seguridad que esta ofrece respecto a las negociaciones, así como el ahorro de tiempo y dinero que conlleva.

Entre las ventajas de utilizar facturas electrónicas se encuentran:

  • Cuentan con sellos únicos e irreproducibles al ser emitidos por medio de instrumentos electrónicos, lo cual evita la falsificación y asegura su entera validez.
  • Pueden imprimirse en el momento en que el cliente lo solicite, así como ser enviadas a correos electrónicos personales, facilitando su organización.
  • Asimismo, pueden enviarse vía internet a las instituciones correspondientes con el fin de comprobar cuestiones fiscales, tales como declaraciones de ingreso, anuales y mensuales.
  • Exponen un registro detallado de las operaciones de comercio realizadas, mediante un folio único por cada una de ellas; pudiendo consultarse en futuras ocasiones de ser necesario.
  • Reducen los costos que conlleva emitir facturas tradicionales en servicios como entrega, impresión y almacenamiento entre otros.
  • Protegen la información de consumidores al estar respaldadas por tecnología digital, lo que evita que esta sea alterada por terceros para fines de lucro.
  • Se puede comprobar su autenticidad de forma fácil y absoluta.
  • Facilitan la comunicación entre proveedores y consumidores por medio de Internet y aceleran las cobranzas.
  • Se encuentran disponibles en todo momento, los 7 días de la semana a cualquier hora.

La facturación electrónica puede ser realizada tanto por terceros como de forma directa; los aspectos que condicionan su expedición consisten en:

  • Contar con un formato digital para mostrar la facturación, como los documentos PDF, doc, jpeg o txt, entre otros.
  • Transmitirse a través de ordenadores o herramientas estrictamente electrónicas.
  • Contar con una firma electrónica confiable para asegurar su legitimidad e entereza; dicha firma es generada por medio de dispositivos digitales y es considerada como “concepto jurídico”, es decir, está sujeta a regulaciones de la misma manera que una firma convencional y es irrepetible, permitiendo aceptar mensajes electrónicos de manera totalmente segura.

Hoy en día, muchas empresas online que ofrecen un vínculo en sus sitios desde el cual el cliente puede obtener su facturación de manera sencilla y sin tener que recurrir a terceras personas.

Entre las pocas desventajas que se pueden encontrar respecto a este tipo de comprobantes, solo se encuentran:

  • La adquisición de sistemas para facturar, lo que implica una elevada inversión.
  • Entrenamiento de empleados de un negocio para el manejo de los mismos.
  • Trámites requeridos para dar de alta una firma electrónica.
  • No todas las empresas utilizan facturas digitales, aunque es algo que con el tiempo se vuelve mucho más común.

Más que desventajas, obligaciones que en su mayoría no afectan a las personas que compran productos y servicios; sino a las instituciones cuya intención es ofrecer un mejor servicio.

Fuentes:
http://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica

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