¿Cómo gestionar los gastos profesionales con Expensya?

En la era digital, muchos de los procesos habituales en la vida profesional pueden ser realizados gracias a diferentes tecnologías. Con la solución Expensya, la gestión de gastos empresariales, además, se ve simplificada para facilitar el trabajo de nuestros expertos contables.

Como bien sabemos, las hojas de gastos abarcan todos los movimientos realizados por los empleados y que deben ser reembolsados por la empresa. Estos gastos pueden destinarse, por ejemplo, a comidas de empresa, visitas profesionales, etc.

Para evitar problemas futuros, es importante realizar un correcto procesamiento de estos movimientos. Ahí es donde entra en juego la solución Expensya. Pero, ¿cómo se realiza este proceso?

Introducción de información en Expensya

La aplicación Expensya se puede adaptar a diferentes sistemas, tales como Android y Windows, por ejemplo. Así, la descarga e instalación en móviles y ordenadores es totalmente viable.

Tras realizar un pago, podemos introducir manualmente toda la información relacionada con la factura: forma de pago, ciudad y país, cantidad, fecha y hora, divisa, etc. La interfaz para la introducción de hojas de gastos es muy intuitiva y permite añadir fácilmente nuevos pagos.

Sin embargo, si no tenemos tiempo de introducir manualmente toda la información, también disponemos de la posibilidad de escanear la factura con la cámara de nuestro teléfono móvil o de nuestro ordenador portátil. De esta forma, a través de una foto, la inteligencia artificial de Expensya extrae automáticamente la información pertinente para completar la hoja de gastos.

Envío de la información al departamento de contabilidad

La información que introducimos en la aplicación se envía al departamento financiero de la empresa, ya sea en formato PDF o en un archivo Excel. Así, el servicio de contabilidad recibirá toda la información necesaria para gestionar fácilmente la hoja de gastos de la empresa y, seguidamente, proceder al reembolso de las facturas.

El envío de esta información solo tarda unos segundos, ya que es una solución en tiempo real. Esta función permite optimizar el proceso de gestión de las hojas de gastos y, en consecuencia, facilitar y agilizar el reembolso de todas las facturas registradas en la aplicación.

Protección de la información introducida

Los gastos relacionados con una empresa es una información importante y, sobre todo, privada. Por esta razón, la solución Expensya exige una contraseña personal para acceder al sistema.

Para evitar accesos no autorizados, esta aplicación de gestión de gastos profesionales dispone de un sistema inteligente de detección de amenazas y alertas. Así, la confidencialidad de la información está totalmente garantizada y solo el personal autorizado puede acceder a las hojas de gastos de la empresa.

Otras ventajas de la solución Expensya

Todos los empleados y colaboradores de la empresa pueden utilizar la aplicación. Gracias a una actualización automática, el usuario siempre podrá disfrutar de un servicio de calidad en tiempo real.

La aplicación ofrece también una tabla de estadísticas de los gastos en función de los pagos y de sus respectivas fechas.

La optimización de la contabilidad en las hojas de gastos reduce sensiblemente el riesgo de errores. De esta forma, todas las partes (empleados, colaboradores y empresa) podrán estar satisfechos con todo el proceso y la entidad ganará en credibilidad y prestigio profesional.

Además, la solución Expensya puede gestionar automáticamente todo tipo de movimiento en tiempo real: gastos, cobros o anulaciones, así como la declaración del IVA y otros procesos financieros que se llevan a cabo en el departamento de contabilidad de una empresa.

Por todo esto, Expensya es una de las mejores soluciones para el control de los gastos profesionales y la gestión de las hojas de gastos en las empresas.

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